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以规矩成方圆

发布日期:2020-12-06 8:48:13 浏览次数:

                                                      张凝
  在现代的企业管理中,“质量就是生命。”“以品质创品牌。”等口号我们非常常见,由此可见,品质管理是企业管理中的重要一环。做好品质管理,企业才能有更好的发展。然而,有许多公司,不论是质量管理部还是品质部,在日常工作当中,更多的是担任一个救火队员的角色,以至于在质量人当中有着“质量是个筐,什么问题都往里装。”的戏谑与自嘲。根据我这些年来参与品质管理工作的经验来看,在当下我们公司在品质管理的工作的重点应是文控管理这一重要基础。
孟子曾云“离娄之明,公输子之巧,不以规矩,不能成方圆,师旷之聪,不以六律,不能正五音。”自古以来,人们就以绘制方圆的工具规和距来代指用来指导人们从事一项事情的标准法度。从国家层面上来说,健全完善的法律体系能够保证人民生活的福祉,那么同样的,在企业管理上,首先要有完备的管理制度来告诉员工在工作环境中哪些行为可行,哪些行为禁止。完善的管理制度,可以最大程度的保证员工利益,避免领导凭个人喜好来对企业进行管理。管理制度的完善,又需要强有力的文件控制来对它保驾护航。不然,在ISO系列标准条款中,也不会专门对成文信息提出标准化管理要求。试想一下,一个公司虽然有这完备的管理制度,但是同一个工作,出现多个规定要求,员工在进行实际工作时,肯定会无从下手。就好比一个带着两块手表的人,无法知道准确时间一样。文控管理,就是保证现行的规章制度唯一有效的重要手段。
要想做好文控工作,需要多个部门的协调。根据我日常工作的关注,认为在现阶段,我们公司的文控管理工作上,存在着以下几个非常常见的问题:

  1. 闭门造车,胡编乱造

这是在多次内审、二方、三方审核过程中发现的一些细节上的问题。为满足体系标准要求而制定的某个文件,其制定者在制定过程中,并不了解具体操作流程和作业标准,或者为了应付各层级的审核而临时从网上拿来别家公司的规定充数,最终导致文件与实际操作不符。举个例子来说,设备部制定了对生产设备运行状态进行巡检的相关文件,其中要求当班的员工每三个小时进行一次巡检,而实际情况,全部设备巡检完成需要四个小时,像这样低可操作性的规定,最终导致的后果就是负责巡检的员工为了绩效考核在相关记录上面弄虚作假,影响到相关部门对设备真实运行情况的判断,进一步引发设备故障带来的一系列问题。再比如,品质部某个检测设备,厂家给出的校验时间为至少半年一次,而相关校验文件在编制中却规定一年一次,这样的后果,自然不言而喻。试想一下,当你使用一把精度存在偏差的尺子去进行测量,就算是标准尺寸件,也会存在问题。
此类问题的解决方案其实很简单,首先制定文件的人,需要多与一线操作人员沟通,去了解实际的作业流程,甚至可以直接由一线操作人员进行初步编制,再有具有编制权限的人对文件中的措辞进行书面化标准化的润色。这样才能保证文件具有高可行性,进而在相关记录上提现真实性,真正避免“两张皮”的存在。

  1. 桃代李僵,百花齐放

在实际工作过程当中,经常会有推进的吃力感,在跨部门沟通时尤为明显,造成这一现象的主要原因在于对于相应工作的各部门的职责权限不清晰,再加上人都有趋利避害的本能,在没有明确指定由谁来完成这项工作时,大家本能的将应担负的职责推给其他人,而为了完成工作,临时将工作安排给不善言辞或者责任心稍强些的同事,再次出现类似业务时,这项工作又习惯性的落在上次完成工作的同事身上。长此以往,本该担负相应职责的人,就会产生此类工作与他无关的想法,而被安排去完成这项工作的同事则会心生怨怼,大大影响工作完成的质量。
另一种情况,则是同一项业务,为了美化部门业绩,本该由某个部门主导的业务,在相关规定中,出现多个主责部门,这样一来,就好像是在十人九足游戏中,大家你拉我拽,互相牵绊,最终统统摔倒。事情没做好,还影响同事之间感情。
要想终结这个问题,其实也很简单。组织相关部门或者人员,将实际问题摆在台面上,在完成工作前先把大家的职责权限确定好,并形成相应的规章制度,那么在后续的工作开展中,就能大大减少推诿扯皮的情况出现。

  1. 雁过无声,叠床架屋

在审核工作中,我们经常发现许多部门在开展工作时,没有按照相关规定,妥善保管记录表单,有点部门甚至没有按照要求来进行记录。这样在发生问题后,我们在追溯原因时,根本无从下手。比如说,生产过程中出现一件不合格产品,品质部组织相关部门对其进行了评审,最终确定可放行。然而评审过程中并没有形成相关的记录,产品进入客户端之后形成了客户投诉,由于没有佐证来确定责任,最终造成的质量损失,全部由品质部承担。由此看来在日常工作中,养成保存记录的习惯,不仅是满足管理要去,更多时候是一种自我保护的措施。
同时存在的问题,还有多个版本文件同时存在的情况。在我们的审核过程中,经常出现要求某个部门提供某项规定时,已经作废版本的文件与目前实际使用版本同时存在,无法区分应使用哪一版本。更甚者是在现场公示的产品控制标准,存在多个版本,这样一来,产线上一线生产人员根本无从下手,
此类问题总结起来,产生的原因主要还是员工在工作过程中存在惰性,对于记录、文件保存不上心。这就需要强有力的文控制度来对这些行为进行约束,并且设置文控中心等机构或明确文控工作职责权限的归口部门,从公司层面对文件、记录控制进行强有力的管理,对于发行的管理规定、作业标准等文件,需从文控中心备案之后再发放至相关部门。
总而言之,就公司目前许多运行不畅,沟通费力的环节,需要从制度上来改善。打好制度基础,抓好文控管理,就是打通目前被推诿拖沓等问题桎梏的管理血栓的关键之方。打通任督二脉,才能让大家更高效的完成工作,后续精益管理,六西格玛之类的现代管理手段才能更有效的帮助公司持续改进,不断向好发展。


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